Wydajność pracy – Jak zwiększyć ją u pracowników biurowych?
Prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników biurowych? Widzisz, że ich efektywność jest poniżej normy i szukasz sposobów na poprawę tego wskaźnika? Dowiedz się, w jaki sposób mierzyć, analizować i w efekcie zwiększyć wydajność pracy w zespole.
- Czym jest wskaźnik wydajności pracy
- Jakie czynniki mają wpływ na wydajność pracy
- Jak obliczyć wydajność pracy
- Co o wydajności pracy mówią badania i statystyki
- Jak zwiększyć wydajność pracy w zespole
Wskaźnik wydajności pracy - Czym jest?
Wydajność pracy to pojęcie opisujące efektywność pracy mierzoną przez porównanie ilości wyprodukowanego wyniku z włożonym w to wysiłkiem. Wskaźnik wydajności pracy jest więc narzędziem służącym do oceny efektywności pracy i pozwala na porównanie różnych pracowników lub departamentów w firmie. Może być również wykorzystywany do oceny skuteczności pracy całej organizacji.
Czynniki wpływające na wydajność pracy w biurze
Istnieje wiele czynników, które mogą mieć wpływ na wydajność pracy w biurze. Niektóre z nich to:
- Stres i napięcie: Nadmiar obowiązków i brak czasu na wypoczynek może prowadzić do wzrostu stresu i napięcia, a w konsekwencji do spadku wydajności pracy.
- Brak motywacji: Brak motywacji i brak satysfakcji z pracy również mogą prowadzić do spadku wydajności.
- Warunki pracy: Złe warunki pracy, takie jak brak ergonomicznego sprzętu lub złe oświetlenie, również mogą wpływać na wydajność pracy.
Jak obliczyć wydajność pracy w biurze?
Na potrzeby tego materiału przedstawiamy uproszczony model oceny wydajności. Warto jednak skorygować go również o parametr jakości, który jest równoważnym czynnikiem mającym wpływ na efekty prac.
Aby obliczyć \(W\) - wydajność pracy w biurze, należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
- \(E\) - ilość wyprodukowanych wyników,
- \(t\) - czas potrzebny do ich wyprodukowania,
- \(N\) - liczba pracowników biorących udział w procesie.
Wartość wydajności pracy można obliczyć przy pomocy prostego wzoru:
\(W = {\frac{ E\ }{ t\ }} \cdot N \)
(ilość wyprodukowanych wyników) / (czas potrzebny do ich wyprodukowania) * (ilość pracowników biorących udział w procesie).
Przykład:
Jeśli w ciągu miesiąca zespół złożony z trzech pracowników wyprodukował 1000 stron tekstu w ciągu 160 godzin, to wydajność pracy wynosi (1000 stron) / (160 godzin) * (3 pracowników) = 1,875 strony na godzinę na pracownika.
\(W = {\frac{ 1000\ }{ 160\ }} \cdot 3\)
\(W = 1875\) \( {\frac{ str\ }{ h\ \cdot \ pracownik }} \)
Warto pamiętać, że wydajność pracy może się różnić w zależności od rodzaju wykonywanej pracy oraz indywidualnych cech pracowników. Dlatego też obliczenie wydajności pracy powinno być dokonywane regularnie, aby móc porównywać różne okresy i zidentyfikować ewentualne braki lub wyzwania.
Mierniki wydajności pracy w biurze
Poniżej znajdziesz 6 mierników wydajności pracy:
- Współczynnik wyprodukowania: ilość wyprodukowanych wyników w stosunku do przepracowanego czasu.
- Współczynnik wykorzystania: ilość czasu przeznaczonego na produktywną pracę w stosunku do całkowitego czasu pracy.
- Współczynnik wykorzystania zasobów: ilość wyprodukowanych wyników w stosunku do zużytych zasobów (np. materiałów, energii).
- Współczynnik jakości: ilość wyprodukowanych wyników o odpowiedniej jakości w stosunku do całkowitej ilości wyprodukowanych wyników.
- Współczynnik wypełnienia czasu pracy: ilość czasu poświęconego na produktywne działania w stosunku do nieproduktywnych działań, takich jak np. przeglądanie internetu czy rozmowy niezwiązane z pracą.
- Wskaźnik awansu w projekcie: ilość czasu potrzebnego na realizację kolejnych etapów projektu wobec estymowanego czasu powierzonego na zadanie.
Co o wydajności pracy mówią badania?
Ocena wydajności pracy to jedno z głównych zadań CEO, dyrektorów, managerów czy opiekunów projektu. Nietrudno zauważyć, że ogólna wydajność przekłada się na niższe koszty i większe zyski, zatem temat ten stał się przedmiotem badań wielu firm. Wnioski z najpopularniejszych badań znajdziesz poniżej.
- Badanie przeprowadzone przez firmę HSE (Health and Safety Executive) w Wielkiej Brytanii wykazało, że pracownicy, którzy pracują w warunkach o niskiej jakości oświetlenia, wykazują o 16% mniejszą wydajność pracy niż ci, którzy pracują w dobrze oświetlonym środowisku.
- Badanie przeprowadzone przez firmę Staples w USA wykazało, że pracownicy, którzy korzystają z ergonomicznych mebli i sprzętu, wykazują o 30% wyższą wydajność pracy niż ci, którzy muszą pracować przy nieodpowiednim sprzęcie.
- Badanie przeprowadzone przez firmę Zuora w USA wykazało, że pracownicy, którzy otrzymują nagrody za dobre wyniki, wykazują o 20% wyższą wydajność pracy niż ci, którzy nie otrzymują żadnych nagród.
Statystyki, które pomogą Ci zwiększyć wydajność pracy w biurze
- 67% pracowników uważa, że ich wydajność w pracy jest ograniczana przez brak odpowiedniego sprzętu i narzędzi (źródło: Forbes).
- 88% pracowników deklaruje, że lepsze warunki pracy przekładają się na ich wyższą wydajność (źródło: Workplace Productivity).
- Według badań przeprowadzonych przez Harvard Business Review spadek wydajności pracy jest widoczny już po 6 godzinach pracy bez przerwy.
- Badania wskazują, że pracownicy, którzy mogą wybierać miejsce swojej pracy, wykazują wyższą wydajność niż ci, którzy są ograniczeni do jednego stanowiska pracy (źródło: FlexJobs).
- Z badań przeprowadzonych przez Staples wynika, że 65% pracowników uważa, że lepsze zarządzanie czasem przekłada się na wyższą wydajność pracy.
Jak zwiększyć wydajność pracy w biurze?
Poniżej znajdziesz 3 proste sposoby na podniesienie wydajności pracowników:
- Optymalizacja procesów - analiza i usprawnienie procesów pracy pozwala na zwiększenie efektywności i skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie określonych zadań.
- Zautomatyzowanie niektórych zadań - wykorzystanie narzędzi informatycznych do automatyzacji niektórych zadań pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów ludzkich.
- Zadbanie o ergonomiczne warunki pracy - wygodne i odpowiednio dopasowane do potrzeb pracowników warunki pracy pozwalają zmniejszyć zmęczenie i skupić się na wykonywaniu zadań.
Powyższe to tylko wstęp do tego, jak możesz poprawić wydajność pracowników. Warto podkreślić, że na efektywność realizacji zadań ogromny wpływ ma również optymalizacja zadań niezwiązanych stricte z pracą np. odbiór i nadawanie przesyłek.
Jak automaty paczkowe w biurze mogą zwiększyć wydajność pracowników biurowych?
- Ułatwienie procesu odbioru paczek - pracownicy nie muszą już tracić czasu na osobiste odbieranie paczek od kuriera i mogą je odebrać w dowolnym momencie, np. wychodząc z pracy.
- Zmniejszenie konieczności przerywania pracy - automat paczkowy w biurze pozwala pracownikom odebrać paczkę w dowolnym momencie, co umożliwia im kontynuowanie pracy bez przerywania jej na odebranie przesyłki.
- Oszczędność czasu - automat paczkowy w biurze umożliwia szybki i bezproblemowy odbiór paczek, co pozwala zaoszczędzić czas, który pracownicy mogą wykorzystać na bardziej produktywne działania.
- Poprawa efektywności - automat paczkowy w biurze umożliwia sprawny odbiór paczek, co przekłada się na lepszą efektywność pracy.
- Usprawnienie procesu dostaw - automaty paczkowe w biurach umożliwiają precyzyjne ustalenie miejsca i czasu dostawy paczek, co pozwala na lepsze zaplanowanie pracy.
- Zwiększenie bezpieczeństwa - automaty paczkowe w biurach umożliwiają bezpieczne przechowywanie paczek, co zmniejsza ryzyko ich zgubienia czy zniszczenia.
Wydajność pracy - Podsumowanie
Teraz wiesz, jakie czynniki mają wpływ na wydajność pracy w biurze oraz znasz metody, które pomogą Ci poprawić ten wskaźnik. Jeśli szukasz modelu, który niemalże natychmiast umożliwi poprawę wydajności, to zainteresuj się tematem automatów paczkowych w biurach np. Wrzutka
